Cliente de Outsourcing de Impressão – MPS precisamos conversar sério!

Por Rodrigo Romão
Diretor de Tecnologia e Marketing – IBSolution

Você cliente, quando pede uma solução “completa” para seu parceiro você faz a pesquisa indicada??

Aqui vou listar algumas situações que você, CLIENTE, precisa pensar e fazer para uma boa contratação de um fornecedor de MPS ( também conhecido como outsourcing de impressão )

Um pergunta para pensar: Faz sentido quem vende páginas impressas ter o sistema que controla a impressão das páginas?

R IBS: Não! O sistema de controle deve ser do cliente, deixando ele a vontade para escolher o melhor parceiro e não ter gaps ou a implementação de um sistema a cada novo contrato, o parceiro deve vender o sistema para o cliente e o software deve ser dele para sempre!! Tudo fica pronto no ambiente do cliente, ele apenas substitui os equipamentos e o parceiro, se desejar.

Obviamente existem sistemas e softwares que o fornecedor deve utilizar em seu contrato para o próprio uso e aceleração do seu processo mas o bilhetador, o billing e regras internas de impressão devem ser do ambiente do cliente senão o cliente deverá re-implementar um software diferente a cada novo contrato ou novo fornecedor e isso gera muitos gaps, necessidades de re-treinamentos e lacunas de gestão.

Existem passos a serem seguidos para uma escolha consciente de qualquer fornecedor para qualquer serviço, esse artigo fala sobre nossa visão de uma boa escolha de um fornecedor de MPS e não trata-lo apenas como “o cara da impressora” mas sim como um fornecedor de informação.

Questões

1 – Qual é o histórico comprovado desse parceiro ao oferecer esse tipo de serviço?

. Faça pesquisas

. Solicite indicações de clientes já atendidos

. Entenda a estrutura

2 – Qual a visão para uma parceria a longa prazo para que minhas necessidades que venham a aparecer sejam atendidas?

. Se você crescer, esse parceiro conseguirá te atender?

. Sobre a pesquisa, veja o tamanho dos clientes, tamanho do parque, quantas localidades e etc

. Veja quanto tempo esse cliente já esta com esse parceiro e quais foram as melhorias entregues ao longo desse prazo

3 – Esse parceiro acha que MPS é apenas equipamentos e suprimentos ou ele vai incluir outras ofertas tanto de produtos quanto e serviços ?

. Entenda se esse parceiro tem outras ofertas mesmo que voce não precise agora

. Veja que tipo de entregas ele ja fez

. Veja se ele tem equipes dedicadas ou compartilhadas

. Veja se ele é um canal de MPS com valor agregado ou apenas um “aventureiro”

4 – Como o parceiro vai gerenciar os equipamentos do meu parque, inclusive independentemente da marca dos equipamentos ?

. Soluções como IBSTracker e PaperCut são neutras em relação a funcionamento de marcas de equipamentos, via web e com banco de dados exclusivo para armazenamento de contadores, Não aceite produtos que compartilham banco de dados de contadores físicos com lógicos, isso pode haver brecha para manipulação de dados

5 – Esse parceiro vai poder me oferecer escalabilidade, capacidade de entrega global se for necessário ?

. Mesmo que de forma nacional ou estadual, esse parceiro tem condições de atender seu parque? Faça essa pesquisa

. O SLA de atendimento é suficiente para o seu negócio?

. Estude e pesquisa com os clientes indicados se o parceiro cumpre o SLA de maneira correta ou se ja foi multado por conta de violar o SLA

6 – Esse parceiro, esta mesmo comprometido em fazer voce imprimir menos? E a gerar mais informações?

. Com soluções de Documentos, incentivar digitalização e entre outras atividades?

. Ele conta com algum produto de gestão de documentos em seu portfolio?

. Consulte com os clientes indicados quais foram os resultados obtidos com esse parceiro

7 – O MPS é um dos passos a serem dados para aceleração do seu negócio, melhorias de processos e produtividade são o próximo passo

. Soluções Documentais

. Soluções de Fluxos de Aprovações

. Melhoria da disponibilidade e mobilidade de informações sem impressão

. Esses pontos são minimamente exigidos para quem quer ofertas soluções de MPS e os usuários produzirem mais em seu dia-a-dia

8 – Esse parceiro tem poder de suportar , de forma segura meus projetos de toda minha empresa ?

. Segurança é uma preocupação hoje em dia, principalmente com informação

. Procure saber se os equipamentos ofertados e as soluções oferecem segurança de dados minimamente exigidos de mercado de TI

. O projeto será bem desenhado para além da segurança voce também ter alta disponibilidade dos recursos?? Principalmente os de missão crítica!

9 – Quais ferramentas de uso DO PARCEIRO ele vai me entregar para fazer um levantamento de qualidade da minha infra-estrutura ?

. Levantamento de necessidades é algo básico quando você vai ofertar serviços, avalie como esse parceiro faz esse levantamento para voce

. Avalie as informações de forma atenta e veja se fazem sentido

. Se for utilizar um software para fazer isso, acione seu time de segurança para verificar as ações antes de deixar rodar o sistema em seu ambiente

10 – Como o parceiro vai me mostrar as medições e os relatórios de reduções de custos acordados no projeto ? De quanto em quanto tempo terei esses relatórios ?

. Independente da bilhetagem, o projeto tem seus objetivos e precisam ser apresentados a vocês

. Veja como esses resultados serão apresentados

. Isso deve ser recorrente, ou seja, a cada x tempo o fornecedor precisa mostrar como o projeto anda, quais são os novos objetivos e metas já que conforme vai conhecendo suas atividades eles devem propor novas melhorias

11 – Esse parceiro possui algum programa de sustentabilidade ambiental além do descarte correto de cartuchos? Quais serão os objetivos em meu projeto?

. Não é apenas descarte correto do toner, sustentabilidade passa por ações pró-ativas com os usuários

. Pop-ups com conscientização de uso de impressão, transformação de cor para PB automático e entre outras ações

. Verifique se os procedimentos estão alinhados com ISO 14001

. Medições de energia elétrica, arvores e Co2 devem estar conectados a algum órgão regulador

12 – O quanto o parceiro tem conhecimento para fazer a implementação e integração com meu ambiente de TI?

. Verifique se o parceiro tem certificações do ramo e do mercado de TI em geral

. Certifique-se do conhecimento e entendimento do que voce precisa

. Uma reunião entre o time de tecnologia do parceiro e do seu time é altamente recomendado

13 – Como o parceiro irá suportar minha força de trabalho com dispositivos móveis?

. Soluções de impressão mobile

. Aplicativos nativos ou webapps serão oferecidos

. Regras e controle também são aplicados a dispositivos móveis

. Existem inúmeras formas de fazer impressão ou até mesmo a liberação de impressão segura com seu dispositivo móvel, veja quais soluções seu parceiro utiliza, visite clientes, visite show-room, solicite prova de conceito para ter a correta visibilidade da oferta

Boa escolha!!!

Deixe uma resposta

Your email address will not be published.

top