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PaperCut MF capacita as organizações não só para rastrear e recuperar os custos de produção, mas também para evitar custos quando possível, prioritariamente.

  • O PaperCut MF ajuda a reduzir os gastos gerais de produção através da aplicação de cotas de uso. Os administradores podem definir um orçamento total para um usuário ou departamento, não permitir trabalhos após a cota ser atingida ou executar outras ações (como permitir o trabalho, mas alertar o usuário de que a cota foi atingida). Antes de uma cota ser atingida, o sistema pode ser configurado para enviar uma mensagem de que os fundos estão baixos.
  • O sistema também pode adicionar crédito automaticamente para uma conta quando se atinge um limite definido, ou adicionar crédito num acréscimo de tempo especificado (como por exemplo, adicionar $ 10 por semana). O administrador pode definir também um limite de conta-acumulação, para que o saldo da conta não seja superior a um certo limite imposto.
  • a Solução de “Filters & Restrictions” permite que um administrador controle algumas ações, como a conversão de cores para monocromático, a mudança do emprego simplex (impressão em apenas um lado da folha) para duplex (impressão nos dois lados da folha), não permitir a impressão de um trabalho com base num limite de custo definido, não permitir a duplicata de um documento recentemente impresso, restringir a impressão de um tipo de aplicação, desencorajar a impressão de mensagens de e-mail com várias páginas e mais possibilidades com scripts personalizados. Esse recurso pode reduzir bastante a impressão desnecessária, economizando dinheiro e também ajudando a organização satisfazer iniciativas sustentáveis.
  • Com scripting, o PaperCut MF oferece a capacidade de reencaminhar tarefas para dispositivos de baixo custo; por exemplo, encaminha um trabalho de uma impressora à jato com alto custo por página, para um MFP à laser com um menor custo.
  • Os administradores também podem declarar características através do “behavior modification“, para que o usuário final receba uma mensagem solicitando que considerem mais configurações de impressão de baixo custo, ou economicamente sustentável.
  • Ao contrário de como acontece com algumas plataformas, a funcionalidade de conversão dos trabalhos está ligada a um dispositivo em particular (a funcionalidade “Filters & Restrictions” é acessível depois de selecionar um dispositivo a partir da guia “Printer“), e não globalmente para todo os trabalhos de impressão.
  • O PaperCut fornece, aos usuários na MFP, a maior parte do mesmo conjunto de recursos de aplicativos fornecidos na área de controle de impressão. Os usuários acessam os controles através de um log-in seguro no dispositivo com um cartão magnético ou um teclado. Uma vez autenticado, os usuários podem completar os trabalhos de cópia (se as suas cotas permitem) e digitar os códigos de faturamento para a alocação de custos de cada conta/departamento/custo-centro/projeto.
  • O PaperCut MF permite aos administradores a definição de taxas para funções de digitalização e fax. Não há previsão para restringir essas funções, exceto para não permitir a digitalização/fax se o usuário estiver fora do crédito ou globalmente restringido do acesso no dispositivo baseado em grupos de usuários. Além disso, ao copiar o acesso, pode-se restringir por usuário/grupo. A capacidade de restringir a cópia a cores (em oposição a qualquer tipo de cópia) é suportado apenas em alguns dispositivos. Note que, como a maioria (mas não todas) das outras plataformas de gerenciamento de saída, as características de conversão de trabalho (para forçar trabalhos a cores na impressão em escala de cinza, por exemplo) não se estendam para trabalhos de cópias.

O aplicativo permite aos administradores impedir, converter ou reencaminhar os trabalhos para reduzir os custos de impressão.

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