O importante esquecido
Documento, o maior legado de uma empresa.
Documento é o ínicio e o resultado de uma série de interações entre empresas e clientes. Ainda assim, mesmo com tanta importância, o documento é esquecido e perdido entre fitas ou dvds de backup, diversas contas diferentes de armazenamento em nuvem, e-mails, sms, arquivos com nome versão final 1 e versão final 2, centenas de diretórios, subdiretórios de subdiretórios com nomes estranhos que nem fazem mais sentido pra você. E isso só piora quando uma empresa aumenta de tamanho.
Aproveitando o ensejo cômico mas trágico: jamais coloque "versão final" em um documento. É como abrir um buraco negro. O final de verdade nunca chega, o tempo parece passar mais rápido e o tamanho do arquivo só aumenta. E você se sente mais velho: já lançaram um foguete doméstico para Marte e você ainda está fazendo a versão final 5 da apresentação institucional. A dica é: considere que um documento é seu amigo e ele jamais gostaria de ganhar um apelido terminal.
Para um documento nascer, levam horas, dias, semanas, meses e até anos, desenvolvidos por uma ou mais pessoas, mas esquecidos tão rapidamente quanto um simples plugar e desplugar de um pendrive. Isso precisa mudar.
Custa tempo e dinheiro
Documento precisa de atenção: nome de arquivo correto, diretório pertinente, tag indexável, permissão de escrita ou visualização, permitir a recuperação da informação, documentar atualização, não deixar o colega duplicar arquivos e deixar a versão mais antiga... isso dá muito trabalho. Não temos tempo. E se um sistema pudesse fazer isso tudo de forma transparente? Fluxo de documentos padronizados, em formato de processos, deixando tempo livre para focar no conteúdo de fato ou no negócio da empresa em si. Seria bom.
A IDC publicou dados interessantes sobre documentos em uma empresa média estadunidense:
- São feitas 19 cópias para cada documento físico
- Custa U$ 250 para recriar cada documento perdido
- Um arquivo físico comporta até 2.500 folhas por gaveta.
- Um simples CD pode armazenar até 13.000 páginas de documentos.
Documento tem custo. Existe um sistema que pode reduzir custos e padronizar processos documentais.
Digitalização e Processos Documentais
O primeiro passo certamente é colocar um vaso de flores no lugar do seu arquivo empoeirado. Olhe para seus documentos físicos e pergunte: isso pode ser digital? Se a reposta for sim, escaneie e recicle o papel. Pronto! Grite para todos os colegas de trabalho ouvir: "A partir de hoje, nesta empresa tudo será digitalizado!"
O segundo passo é sistematizar o processo de digitalização e fomentar isso através de políticas. O IBSGED faz exatamente isso. Dá pra criar um processo de RH "cadastro de novo funcionário", por exemplo, com processo padronizado, desde a digitalização dos documentos, indexação e armazenamento. Por segurança e evitar duplicidades, os documentos não ficam no computador dos funcionários. São acessados pela web, dependo do departamento do funcionário e nível hierárquico.
Só benefício!
Com o IBSGED (GED significa Gerenciador Eletrônico de Documentos) você facilmente gera, controla, armazena, compartilha e recupera informações existentes em documentos de forma ágil e segura via navegador web. Todo o processo (digitalização e classificação de documentos) pode ser feito dentro de sua própria empresa, minimizando riscos com extravio de documentos ou acesso de terceiros às informações confidenciais de sua empresa.
Alguns benefícios:
- Processos eletronicamente validados, eletronicamente auditados e acompanhados;
- Agilidade em seu dia-a-dia;
- Necessidade mínima de treinamento para operacional;
- Documentos sempre atualizados para todos que precisarem de acesso;
- Redundante e seguro;
- Sem necessidade de manter espaço físico;
- Guarda de documentos eterna.
Quanto custa? Demora pra instalar?
Adquirir o IBSGED é fácil. A implementação é mais fácil ainda. É oferecido como um serviço e cobrado mensalmente em contrato, sem precisar comprar equipamento nenhum, diluindo seus investimentos. Você paga apenas uma mensalidade e terá direito a todos os recursos do IBSGED, sem custos com implantação, treinamento e manutenção.
Solicite soluções específicas para criar ou otimizar o fluxo de documentos. Conheça os casos de sucesso da IBSolution de empresas que usam IBSGED todos os dias. Consulte nossos especialistas em processos documentais.
IBSolution na ECM Show 2014
Nos dias 24 e 25 de Setembro, a IBSolution participou do ECM SHOW 2014 de São Paulo (Encontro de empresas com estratégias de negócios e gestores de tecnologia). No evento foi apresentado o AutoStore - Solução para automatizar os processos de captura de documentos FÍSICOS e ELETRÔNICA e o IBSGed – Solução para gerenciamento dos documentos da IBSolution.
Em parceria com Avision, conseguimos fazer demonstrações da captura, e assim, mostramos um modo de gerenciamento dos documentos e o fácil acesso que a solução proporciona. Tudo isso no próprio local da exposição.
Acompanhe abaixo as fotos do Evento:
Escritório de advocacia vira case de sucesso em gestão de documentos sem uso de papel
Solução da IBSolution fez com que as atividades de um escritório de advocacia em São Paulo seja caso de sucesso. Isso foi conquistado com o Software AutoStore, que ajudou na agilidade do dia-a-dia de seus advogados. Tudo isso sem o uso de papel e com apenas um clique.
O armazenamento digital do AutoStore fez com que todos os processos fossem selecionados com palavras-chave, como: número do processo, advogado responsável, categoria do processo, cliente, etc... Deixando de lado a exaustiva procura de documentos arquivados em armários com centenas de milhares processos e papéis empilhados. A captura desses documentos podem ser feitos por celulares, scanners, multifuncionais e computadores, fazendo com que seu fluxo de trabalho seja personalizado de acordo com suas necessidades e fácil para qualquer nível de funcionário.
Além disso, temos o IBSGED (gerenciador eletrônico de documentos) que faz a integração com o AutoStore. Tudo que for capturado pelo AutoStore é armazenado no IBSGED. Essas duas soluções conjuntas são capazes de facilitar o trabalho e ter uma economia de papel significante para a empresa e o meio ambiente.
Sobre a IBSolution
Com mais de 10 anos de mercado. A IBSolution oferece soluções inovadoras que poderão ajudar no crescimento de qualquer ambiente corporativo. Entre em contato conosco.
Escritório de advocacia vira case de gestao de documentos sem papel
Todos os escritórios de advocacia com certeza já passaram por problemas na hora de localizar um processo jurídico. Muitas vezes, os documentos são armazenados fisicamente e o processo de busca torna-se demorado. Este problema deixou de existir no escritório da Magalhães e Magalhães Advocacia, localizado em São Paulo, ao implantarem a solução oferecida pela IBSolution, empresa especializada em soluções de software de impressão, documentos, GED e treinamentos.
Sobre a IBSolution
A utilização do AutoStore, software da Notable Solutions, facilitou o dia a dia de seus advogados, agilizando o processo de localização de documentos. Com o AutoStore, os advogados selecionam algumas opções de indexação de processos no momento da geração dos arquivos digitalizados, tais como o número do processo, advogado responsável pelo caso, tipo de processo, entre outras.
Todas estas informações são posteriormente utilizadas na busca e organização dos arquivos. Após a implementação da solução os advogados deixaram de perder tempo na busca de uma determinada informação no sistema, já que que todos os dados passaram a ser arquivados de forma estruturada e organizada.
Para Eduardo Dionísio, gerente de Tecnologia da Magalhães e Magalhães Advocacia, o grande problema era a velocidade para conseguir as informações e duplicidade de documentos:
“Com o AutoStore, resolvemos isso criando fluxos documentais, para que todos os advogados seguissem um padrão de digitalização. Todos os documentos são armazenados seguindo critérios definidos por eles, o que facilitou a aceitação da solução”.
Solução Para Arquivo de Documentos
Um arquivo organizado e bem estruturado minimiza o risco de surpresas desagradáveis com os documentos. Mas não está protegido de qualquer imprevisto. Esse é um assunto que exige uma ação preventiva dos gestores para que seu departamento obtenha segurança e eficiência da informação. A solução atual mais completa, que atende essas necessidades de forma eficiente e eficaz é a implantação de um gerenciamento eletrônico de documentos.
Nenhum profissional deve colocar em risco sua tarefa por mau armazenamento de papéis e documentos.
Escritórios de advocacia, gestores de departamento jurídico, advogados e profissionais de áreas correlatas podem usufruir dos benefícios obtidos com uma gestão eletrônica de documentos. A implantação desse sistema de gestão é de baixo custo e auxilia na redução de custos, por exemplo:
- Reduz custos com armazenamento físico;
- Evita extravios e copias duplicadas de documentos;
- Reduz desgaste dos documentos (por mau armazenamento ou grande fluxo de manuseio);
- Reduz o espaço físico destinado ao arquivo de papéis.
Utilizando software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seus documentos de casos e processos estarão fáceis para visualização, atualização, controle e sempre acessíveis. Documentos uma vez digitalizados, indexados e armazenados no sistema de gestão, sempre estarão acessíveis para consulta de qualquer dispositivo (notebook, desktop, smartphone ou tablet) conectado à internet.
Os softwares de GED proporcionam uma melhor gestão, controle, armazenamento, compartilhamento de documentos de forma ágil e segura via web, ou seja, os documentos capturados por essa ferramenta permite que o usuário habilitado através de seu login e senha, classifique os documentos armazenados e os mantem disponíveis para consulta on-line, podendo ser acessado a partir da internet de qualquer lugar do mundo.
Seus documentos não precisam passar por mãos de empresas terceirizadas para a digitalização e classificação de documentos. Tudo pode ser feito dentro de seu departamento, mantendo suas informações confidenciais e seguras, com o software de GED.
Trazer tudo isso a sua realidade
Todo aquele espaço físico que seu escritório ocupa para o armazenamento de papel em arquivos pode diminuir significativamente ao implantar a gestão eletrônica de documentos, tornando este local útil para outras finalidades.
Sabemos que o arquivo de determinados documentos originais necessitam que sejam mantidos, não possibilitando a extinção do arquivo físico por completo, porém a agilidade do compartilhamento das informações contidas nesses documentos através das ferramentas dessa plataforma, proporciona eficiência ao desenvolver suas atividades. Compartilhe, mas de forma segura!
O fluxo de papeis diminuirá. Com mesas limpas, suas tarefas serão desenvolvidas com mais organização, rapidez, segurança e eficiência. Encontramos um artigo em portal reconhecido sobre produtividade no trabalho que compartilha da nossa visão.
Obter modernização e competitividade
Sua rotina de trabalho ganha um diferencial e potencializa a agilidade de suas tarefas optando por esse sistema. O envio, conferencia e atualização de seus documentos estarão acessíveis a você em qualquer situação que necessitar, bastando um simples acesso via web.
Essa modernização em sua rotina administrativa permitirá que outras ocupações ganhem sua atenção e tempo, já que dessa forma estará minimizando o trabalho de organização física de documentos.
A chance de possuir esse sistema está disponível a um custo acessível e garantia de sucesso na organização e gestão de seus documentos. Diferenciais no mercado exigem que esteja sempre a frente dos demais, possuindo tecnologias que lhe proporcione uma base bem estruturada, que dê condições para sua competitividade comercial, impulsionando seus negócios.
Garanta esse sucesso a sua empresa mantendo todos os seus documentos organizados, armazenados e compartilhados com plataforma digital de gestão.
Soluções prontas para uso
As soluções M-Files para gestão de informações empresariais (EIM) melhoram e simplificam a forma como as empresas gerenciam documentos e outras informações, a fim de se tornarem mais produtivas, mais eficientes e manter a conformidade. M-Files elimina silos de informações e fornece acesso rápido e fácil ao conteúdo certo a partir de qualquer sistema ou dispositivo.
Demonstração
Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).
Workflow com AutoStore via iPad
Veja como é fácil visualizar e editar documentos estruturados e escaneados diretamente do iPad.
Perm
ita sua empresa utilizar a velocidade e praticidade do iPad para indexar e consultar documentos estruturados e organizados em um workflow com o AutoStore, software que captura, processa e encaminha documentos; integrado com nossa solução de gerenciamento eletrônico de documentos, o IBSGED. Sua empresa procura de uma solução completa de gerenciamento eletrônico de documentos? O AutoStore é perfeito para capturar documentos em papel e eletrônicos, processar em vários formatos digitalizados e, depois, encaminhar virtualmente para qualquer destino. O que achou dessa solução? Comente!